Blog

11 rzeczy dzięki którym odzyskasz czas, którego Ci brakuje !

Mówi się, że z całą pewnością to co nas łącz z Bill’em Gates’em, Ilon’em Musk’iem, czy Marc’em Zucenberg’em to to, że wszyscy mamy jedynie 24 godziny na dobę. Cóż, można mieć wrażenie, że jakkolwiek wszyscy mamy tyle samo czasu to jednak umiejętność jego sensownego rozdysponowania między rzeczy, które mamy do zrobienia może być jednak nieco inne. Jest jednak kilka „prostych tricków”, które pozwolą Ci wykorzystać Twój czas efektywniej ! Pamiętaj jednak, że w produktywności nie chodzi o to żeby każdą minutę wykorzystać na działania, które będą miały na celu osiąganie przez Ciebie „więcej i więcej” ! W produktywności raczej chyba nieco bardziej o to żeby czas, który mamy na działanie wykorzystać efektywnie a „pozostały czas” – wedle swego wyboru i to nawet jeśli wybór ten będzie przejawem najdalej idącego – z pozoru – lenistwa.

Ustal priorytety

Przede wszystkim warto byłoby wiedzieć co chcesz osiągnąć. Może być bowiem tak, że z wielkim żalem myślisz sobie, że nie masz czasu na 10te hobby. Cóż, problem 10 hobby faktycznie może nie stanowić problemu dla większości osób, ale nie dla tego, że bez problemu są w stanie ująć je w swoim grafiku. Bardziej chyba z tego powodu, że nie myślą nawet o szukaniu czasu dla rozwoju drugiego ze swoich zainteresowań, bo wiedzą że w danym momencie nie są w stanie go wygospodarować. Innymi słowy, zastanów się, czy Twój „deficyt czasowy” w danym obszarze nie jest bardziej „problemem pierwszego świata” niż realnym problem.

Od drugiej strony patrząc – jeśli prawidłowo ustalisz priorytety to przede wszystkim wiesz co masz robić w danym momencie, wiesz jakie masz cele. Finalnie wiec wiesz, które działania do realizacji tych celów Cię przybliżają, a to naprawdę zwiększa Twoją efektywność.

Nie myśl jednak, że to jakiś „truizm” ! Obawiam się, że to chyba najtrudniejsza rzecz ze wszystkich, które tu padną, bo przecież chyba każdy z nas stanął w życiu przed dylematem co robić uwzględniając fakt, że alternatywne, a tym samym wykluczające się kwestie na równi nas „kusiły”. Kwestia dokonywania tego wyboru jest jednak kwestią na osobny artykuł.

Zdobądź umiejętności

Często bywa tak jak w tym dowcipie, którego śmieszność pozostawia wiele do życzenia. Brygadzista pyta robotnika dlaczego biega z pustymi taczkami. Robotnik odpowiada – taki mamy zapieprz, że nawet nie ma ich kiedy naładować.

Ile razy jest tak, że mamy pełną świadomość, że zdobycie określonej wiedzy, czy umiejętności zdecydowanie przyspiesz Twoje działanie, a jednak …. Jakoś tak się to wszystko układało, że „robić było kiedy” ale szkolić się to już nie bardzo …. Cóż, czasem jest tak, że zdobycie niejednokrotnie prostej umiejętności drastycznie przyspieszy proces naszego działania ! Dlatego zastanów się, czy zdobycie określonych umiejętności, choćby takich jak asertywność czy delegowanie, nie będzie rozwiązywać znacznej części Twoich problemów.

Nie szukaj „magicznego składnika”

Ci z Was którzy oglądali Kung Fu Pandę wiedzą, że „nie ma magicznego składnika” ! Dla tych , którzy nie oglądali tego „dzieła kultury wysokiej” już spieszę z wyjaśnieniem ! Otóż, jakże często jest tak, że szukamy jakiegoś rewelacyjnego rozwiązania, drogi na skróty itp. Oj ile czasu potrafimy poświęcić na to żeby taka drogę znaleźć ! Bo skoro „angielski w rok” to ile lat można poświęcić żeby znaleźć metodę, która rzeczywiście w rok nas tego angielskiego nauczy ?! Odpowiedzmy jednak sobie na pytanie ile dotychczas na takie kwestie byliśmy w stanie poświęcić czasu z własnego życia !

Innymi słowy, czasem po prostu trzeba zacząć naukę w najmniej „sex’owny” sposób ale jednak ją zacząć ! Gdy się nauczymy robić określone rzezy w najzwyklejszy sposób może się okazać,  że może nie nabyliśmy wiedzy w aż takim stopniu w jakim obiecuje jej nabycie „najnowsza metoda”, ale jednak w stopniu wyższym niż zakładaliśmy na początku ! Dla tego zamiast szukać magicznego składnika lepiej zacznij działać !

Weryfikuj co wdrażasz

W obecnych czasach dla dobrego wykorzystania czasu niekiedy lepiej poświęcić chwilę na zweryfikowanie rzetelności i prawdziwości tego czemu chcesz poświęcić czas ! Dajmy na to, że stoisz przed wyborem, czy zapisać się na kurs językowy taką, czy inną metodą. Jak dokonasz wyboru ? Sprawdzisz ile pozytywnych informacji na jej temat znajdziesz na stronie szkoły, która z danej metody korzysta ? A może sięgniesz jednak po te wyniki w wyszukiwarce, które ukazują się po wpisaniu nazwy tej metody wraz i słowa „przeciwko” ? Czasem chwila na dobry reaserch może zaoszczędzić naprawdę dużo czasu i pozwolić Ci uniknąć zmarnowania i czasu i pieniędzy ! Innymi słowy, to że dana metoda ewentualnie nie szkodzi nie znaczy, że nie zabiera czasu. A jeśli jej efektywność jest żadna to po co ją wykorzystywać ? Tak samo jest z pewnymi rzeczami, które są nam proponowane – jeśli okaże się, że nic poza słowom piewcy tej metody nie wskazuje na ich działanie to po co poświęcać im czas ?

Ok zacząłem nieco górnolotnie, ale tak właśnie uważam, że powinno się myśleć o tym jak odzyskać czas, którego jest obecnie co raz mniej ! Teraz jednak nadszedł – nomen omen – czas na kilka bardziej przyziemnych porad !

Ogranicz social media

Można powiedzieć, że najbardziej efektywną wersją tej rady to wyeliminowanie sociali w ogóle. Nie musimy być jednak aż tak ekstremalni ! Jeśli ograniczymy je do 20% obecnej ilości czasu powinno być i tak bardzo ok ! Od czego jednak zacząć ? W moim przekonaniu najbardziej obrazowo działa weryfikacja ile obecnie czasu spędzamy na „scrolowaniu sociali” bo to może dać nam największy bodziec do działania! Większość obecnych smartfonów pozwala to ustalić bardzo szybko i to z rozbiciem na poszczególne platformy. Zazwyczaj nie musisz nawet niczego instalować żeby się tego dowiedzieć – jest to jedna z funkcji z podstawowych ustawień. Jeśli to Cię nie przerazi to sprawdź jeszcze dodatkowo ile spędzasz z social mediami na komputerze.

Teraz tak: rada 100% – bez social mediów da się żyć. Możesz jednak odpowiedzieć tak jak mawia jeden z moich Klientów, gdy niekoniecznie widzi możliwość wdrożenia mojej najbardziej dla niego rzecz jasna korzystnej ale i najtrudniejszej wersji danego rozwiązania: fajno, fajno. Cóż z tego, że się da ? Pomyśl może jednak na początek w inny sposób. Social media można ograniczyć do określonego czasu dziennego. Przy zastosowaniu odpowiednich programów można zsynchronizować ilość tego czasu na komputerze i w telefonie. Ustaw sobie ograniczenia i trzymaj się ich ! Jeśli jesteś naprawdę „odporny” – możesz odinstalować socjale (w tym Messendzera) z telefonu ! To już będzie coś, a czas który zyskasz będziesz mógł poświęcić na rzeczy nieco bardziej konstruktywne. Pamiętaj, to nie jest nieodwracalne ! Jeśli zobaczysz, że Twoje funkcje życiowe ustają na skutek braku sociali na telefonie zawsze możesz je zainstalować ponownie ! Finalnie, na komputerze możesz zainstalować sobie program, który „ukryje” feed przez co będziesz mógł jedynie intencjonalnie sprawdzać co w socialach piszczy. Spróbuj, sprawdź i przekonaj się ile czasu odzyskałeś.

Możesz też nieco pokombinować. Tu garść programów, które mogą Ci się do tego przydać. Jeśli chcesz pozbyć się feeda na Facebooku pomoże Ci w tym – w zależności od przeglądarki – Kill News Feed albo News Feed Eradicator for Facebook. Z Facebooku będziesz mógł korzystać oczywiście normalnie tyle, że nie będziesz mógł scrolować. Z kolei w przypadku YouTube podobną rolę odegra Block the youtube feed. Finalnie, możesz podobnej opcji użyć na LinkedIn i pewnie innych aplikacjach, ale na inne aplikacje nie szukałem, a LiknedIn bez feeda nieco traci wszelki sens.

Netflix nie jest nową religią


W zasadzie dokładnie to samo co powyżej. Jeśli zastanowisz się ile czasu spędzasz na oglądaniu Netflixa może okazać się, że skoro nie jesteś krytykiem filmowym to jest tu przestrzeń na niezmiernie wiele czasu do „zwolnienia”. Cóż, nawet w przypadku ludzie niekiedy dopiero ich zwolnienie pomaga odzyskać potencjał i czas, a co dopiero w przypadku zwolnienie naszego czasu z wykorzystywania go na rzeczy, które co prawda z perspektywy „tu i teraz” wydają się być przyjemne, ale w dłuższej perspektywie – kogo za 10 lat będzie obchodzić czy znasz na pamięć wszystkie sezony Gry o Tron ? Nieco inaczej może być natomiast za te 10 lat ze znajomością kolejnego języka obcego !

Koncentruj się !

Nie będę może wchodził w kwestie tego, czy lepiej pracuje się w ciszy, czy przy muzyce, a jeśli przy tej ostatniej to czy musi być ona akurat koniecznie barokowa. Wydaje mi się jednak, że nie będzie budziło Twoich wątpliwości to, że home office w wykonaniu: Ty i Twoja praca oraz telewizor, drugi komputer, wszystkie komunikatory i powiadomienia w social mediach oraz finalnie jeszcze radio nie będzie sprzyjać bardziej efektywnej pracy.
Gdy zabierasz się do pracy pamiętaj, że powrót do pełnej koncentracji nad zadaniem może zajmować Ci dłużej niż samo zadanie. Cóż, ponoć po „wybiciu się z rytmu” możesz wracać do niego nawet kilkanaście minut, a ile z zadań, które masz do wykonania w ciągu dnia będzie dla Ciebie niewiele dłuższe ? Zastanów się nad tym !


Chociaż o ograniczeniu social mediów było już powyżej to w temacie koncentracji dodam jeszcze pewne kwestie na ich temat. Po pierwsze zastanów się, czy niezbędnie jest Ci potrzebne powiadomienie w każdym z sociali ? Co się stanie jeśli nie odpiszesz natychmiast ? Najprawdopodobniej nic, a takie powiadomienia mocno nas rozpraszają dla tego najlepiej będzie jak wyłączysz powiadomienia tak na telefonie jak i na komputerze i nie ograniczysz się tu do samych social mediów. Analogicznie przydatnym może być także przełączenie telefonu w tryb samolotowy, a dla mniejszych „koncentracyjnych ekstremistów” można też przełączyć go w tryb skupienia lub inny podobny. Jeśli dobrze posprawdzacie kwestie ustawień to dowiecie się, że możliwym jest takie ustawienie telefonu, że np. będzie on łączył dopiero drugie połączenie albo też wyłącznie od wybranych osób.
Tu kilka tipów dotyczących aplikacji, które co raz częściej służą nam do radzenia sobie z …. aplikacjami. Tu podam przykład tylko dwóch, które są bezpłatne przynajmniej w wystarczającej mi wersji. Pierwsza z nich to MacoDroid, w którym prócz wielu innych kwestii możesz ustawić wiadomość sms na wypadek gdybyś nie odebrał telefonu. W takiej wiadomości poinformujesz osobę, która chciała się do Ciebie dodzwonić, że nie możesz aktualnie rozmawiać i oddzwonisz w pierwszym możliwym momencie. Ja dodatkowo mam ustawioną drugą część tej wiadomości, a to że w pilnych sprawach służbowych proszę dzwonić na numer Kancelarii. Druga aplikacja ma Ci ułatwić koncentrację, a nazywa się ona Cold Turkye. Co zrobisz jak nic nie zrobisz ? Na tej właśnie zasadzie działa ten program. Po prostu blokuje Ci na wybrany przez Ciebie czas telefon i teraz problem niekontrolowanego korzystania z niego traci na znaczeniu.

Korzystaj z kalendarza

Najlepiej po prostu korzystaj z kalendarza, a mniejsze znaczenie przywiązuj do tego czy jest to kalendarza papierowy czy elektroniczny. Zapisuj co masz do zrobienia, planuj, a jeśli to kalendarz elektroniczny to najlepiej wklejaj sobie od razu linki jeśli dany wpis wiąże się z szerszym kontekstem jak dla przykładu konieczność dotarcia do określonego miejsca.
Nie jestem mistrzem w wykorzystywaniu kalendarza jednak jedną rzecz mogę Ci poradzić na pewno bo sam się na niej kiedyś „sparzyłem”. Nie „upychaj” kalendarza po pierwsze wszystkim, a po drugie nie wrzucaj do niego rzeczy na maksa. Bardzo fajnie, że dasz radę wpisać w kalendarz 8 godzinnych spotkań w ciągu jednego dnia tylko zastanów się, o której skończy się ostatnie z nich jeśli każde wcześniejsze przeciągnie się tylko o 8 minut co jest bardziej niż możliwe. Kolejna rzecz, jeśli mamy kalendarz wypchany po brzegi to to, że istnieje duże ryzyko, że jeśli czegokolwiek nie „odhaczysz” z wpisów na dany dzień to będziesz miał uczucie frustracji niezrobienia tego co do Ciebie należy. Zdradzę Ci też pewną tajemnicę – jeśli nie prowadzisz działalności i nie przechowujesz w kalendarzu danych osobowych zupełnie wystarczający będzie Kalendarz Google choć w żadnej mierze nie namawiam Ci do jego stosowania. Jeśli jednak jedno z powyższych ma miejsce pamiętaj że kalendarz też musi być zgodny z RODO, czyli umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to jednak mus jeśli mają się z nim znaleźć jakieś dane osobowe.

Rób listę zadań


Przede wszystkim chodzi o to, że bynajmniej nie każda rzecz powinna lądować w kalendarzu. Są jeszcze listy zadań, gdzie możesz je sobie wpisywać, a finalnie odznaczać, gdy je wykonasz. Ważne jest to, że w większości list zadań można do zadania przypisać też konkretną datę. Jak to mówią – gdy się człowiek spieszy to się diabeł cieszy ! Jeśli jednak masz listę zadań, szczególnie jeśli jeszcze wpiszesz sobie w niej daty ich wykonania, to nawet spiesząc się raczej „marna szansa” będzie na to żebyś przeoczył cokolwiek ważnego. Odnośnie listy zadań ja korzystam z zupełnie darmowej Listy zadań Google. A ! Zapomniałbym – listę zadań możesz też zrobić na zwykłej kartce papieru ! Nie rób tylko tak jak ponoć zdarza się niektórym, żeby dopisywać już wykonane rzeczy tylko po to żeby potem je wykreślić !

Zapisuj pomysły i rzeczy do zrobienia

No nie jest tak, że zawsze wszystko przychodzi nam do głowy dokładnie wtedy kiedy chcemy. Często przychodzą nam do głowy rzeczy dokładnie nie wtedy kiedy jest „ich pora”. Dlatego też warto mieć zawsze coś pod ręką rzeczy te rzeczy łatwo zapisać. Może to być zarówno notatnik elektroniczny, jak i tradycyjny choć pewnie taki w telefonie prędzej będziesz mieć „zawsze pod ręką”. Jeśli zapiszesz daną rzecz to będziesz w stanie do niej wrócić w odpowiednim czasie i nie głowić się o co to właściwie chodziło ?!? A jeśli jej nie zapiszesz to prawdopodobnie jednak wrócenie do niej będzie dla Ciebie mocno czasochłonne …..

Nagrywaj notatki głosowe

Większość z nas korzysta z komunikatorów. W niemal każdym z nich jest możliwość nie tylko napisania tekstu, ale też jego nagrania z wykorzystywaniem notatek głosowych. To drugie nie dość, że możesz zrobić nawet w drodze do samochodu, autobusu czy metra, kiedy masz na rękach rękawiczki i nie masz jak pisać, ale także zajmuje to mniej czasu. Finalnie – wiadomość została przekazana, a Ty możesz już „wyrzucić dany temat z głowy”, albo też po prostu czekać na odpowiedź ! Wiem, że wiele osób tego nie robi bo … wstydzi się własnego głosu w tej formule nie wstydząca się go wcale rozmawiając przez telefon. Kwestię pewności siebie zostawię na kiedy indziej tu tylko dodając, że jeśli z kimś komunikujesz się przez notatki głosowe to jednak nagraj krótką notatkę bo jeśli postawisz się na miejscu osoby, która ma przesłuchać 15 minut Twojego wywodu żeby dowiedzieć się, że chciałbyś umówić na przyszły tydzień spotkanie w konkretnej sprawie to możesz dojść do tego, że osoba ta nie będzie do końca zadowolona. Wtedy wiadomość nie będzie przekazana i jednak czas finalnie nie będzie zaoszczędzony.

To 11 rzeczy, które pozwolą Ci zyskać czas, który finalnie będziesz w stanie wykorzystać zgodnie z własną wolą, chęcią i potrzebą. Jak widzisz, nie są to rzeczy magiczne, a totalnie proste, przyziemne, oczywiste i trywialnie. Niemniej – większość z nas szuka „magicznych składników” oczekując, że gdy je znajdzie z pewnością wszystko pójdzie znacznie szybciej ! Zamiast ich szukać lepiej po prostu zacznij wdrażać kolejno te proste ale niełatwe rzeczy, a zobaczysz że docelowo działają one lepiej niż najlepsza aplikacja „do produktywności” !

Jeśli masz swoje, inne, nieujęte tu metody – podziel się nimi w komentarzu ! Będę Ci za to bardzo wdzięczny !

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *